Akta osobowe na nowych zasadach - RODO w kadrach, płacach HR
21
Czerwca
Miejscowość: Bydgoszcz Adres: Bydgoszcz
Miejsce szkolenia: Bydgoszcz
Termin: 21 Czerwca 2018
Cena: 620 zł netto (762,60 zł brutto)
Organizator
Z uwzględnieniem nowych przepisów (RODO) oraz od 2019 r.o skróceniu okresu przechowywania i elektronizacji dokumentacji pracowniczej
Zakończyliśmy przyjmowanie zgłoszeń
O szkoleniu
Szkolenie ma na celu zapoznanie uczestników ze zmienionymi zasadami prowadzenia i przechowywania akt osobowych pracowników obowiązującymi od 1.01.2019 r. i ochrony danych osobowych ze stosunku pracy, mającymi obowiązywać najpóźniej od 25.05.2018 r. Wykładowca dokładnie omówi nowe przepisy regulujące wskazane zagadnienia, a konkretnie:
obowiązującą już ustawę z 10.01.2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych i ich elektronizacją (DzU z 2018 r. poz. 357); wprowadza ona zmiany m.in. do kodeksu pracy, ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych i do ustawy emerytalnej,
projekt nowego rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej, mającego obowiązywać od 1.01.2019 r.,
projekt nowego rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportow miesięcznych i imeinnych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgloszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów, mającego obowiązywać od 1.01.2019 r.,
rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych); (DzUrz UE L 119/1); kraje członkowskie muszą je wdrożyć najpóźniej 25.05.2018 r. - dalej RODO
projektów nowej ustawy o ochronie danych osobowych oraz Przepisów wprowadzających ustawę o ochronie danych osobowych; mają wejść w życie najpóźniej 25.05.2018 r. (wdrożenie rozporządzenia RODO),
rządowy projekt ustawy o zasadach pozyskiwania informacji o niekaralności osób ubiegających się o zatrudnienie i osób zatrudnionych w podmiotach sektora finansowego; wpłynął do sejmu 22.02.2018 r., ma wejść w życie po upływie 14 dni od daty ogłoszenia,
prezydencki projekt nowelizacji kodeksu pracy, dotyczący ułatwienia pracownikowi uzyskiwania świadectwa pracy; znajduje się na etapie II czytania w sejmie.
Dzięki poznaniu nowych przepisów uczestnicy przygotują się do wdrożenia w życie nowych przepisów w zakresie ochrony danych osobowych w stosunkach pracy (od 25.05.2018 r.), prawa pracy i ubezpieczeń społecznych (od 2019 r.).
Akta osobowe na nowych zasadach - RODO w kadrach, płacach HR
Szkolenie odbędzie się: 21 Czerwca 2018r.
Szkolenie jest adresowane do osób zajmujących się sprawami kadrowymi, a w szczególności dookumentacją kadrową
Program
Szkolenie odbędzie się w godzinach 10.00 - 16.00.
1) Nowe zasady ochrony danych osobowych w stosunkach pracy od 25.05.2018 r. w świetle RODO
podstawy prawne zmian
zasady ochrony danych osobowych pracowników od 25.05.2018 r. (zgodności z prwem, ograniczenia celu, minimalizacji danych, prawidłowości, ograniczenia przechowywania, integralności i poufności, rozliczalności administratora)
inspektor ochrony danych osobowych – jakie podmioty i kiedy muszą go powołać
zgodne z RODO upoważnienia i polecenia dla pracowników przetwarzających dane osobowe personelu
ochrona danych osobowych osób ubiegających się o świadczenia socjalne
przekazanie kadr i płac do biura rachunkowego – wymagane wedle RODO klazule dotyczące danych osobowych w umowie outsourcingowej
zgodna z RODO informacja o prawach kandydata do pracy w zakresie danych osobowych
zgodna z RODO informacja o prawach pracownika w zakresie danych osobowych
inne obowiązki podmiotu werbującego i pracodawcy jako administratotów danych osobowych, m.in. ocena skutków dla ochrony danych osobowych, rejestr operacji przetwarzania, zgłaszanie naruszeń danych do organu nadzorczego, uodstępnianie kopii danych i przenoszenie danych na wniosek zainteresowanego;
2) Podstawowe reguły prowadzenia papierowych akt osobowych pracowników od 1.01.2019 r.
podział na 4 części
zasada układu chronologicznego i numeracji w ramach każdej części
wymienialny i łatwy do korekty spis treści
przyjmowanie tylko kopii
albo postać papierowa, albo elektroniczna
dokumenty co do zasady w języku polskim
sytuacje szczególne (ponowne zatrudnienie byłego pracownika, zatrudnienie obecnego pracownika na drugą umowę o pracę, transfer zakładu pracy, śmierć pracownika)
3) Część A akt osobowych na nowych zasadach – kandydat do pracy
dane osobowe, jakich będzie można żądać od kandydata od 25.05.2018 r. (RODO)
sposób i forma odbioru danych osobowych (oświadczenie)
omówienie dokumentów gromadzonych w części A, m.in.:
- kwestionariusz osobowy dla kandydatów do pracy
- potwierdzanie okresów zatrudnienia i kwalifikacji zawodowych
- orzeczenia lekarskie i skierowania na badania
porównanie zawartości części A wedle obecnego i przyszłego stanu prawnego (w tym przepisy przejściowe)
dokumenty przedkładane dobrowolnie przez kandydata do pracy;
4) Poszukiwanie odpowiedniego pracownika – wzorcowe ogłoszenia rekrutacyjne po 25.05.2018 r. i 1.01.2019 r.
żądanie podania wyłącznie danych dozwolonych przez KP
warunki zgody kandydata do pracy na dobrowolne udostępnienie innych danych niż wymagane w świetle RODO
dopuszczalne kryteria różnicowania osób ubiegających się zatrudnienie
klauzule zamieszczane w świetle RODO w ogłoszeniu rekrutacyjnym w zakresie ochrony danych osobowych (m.in. informacja o danych administratora, pouczenie o prawach kandydata w zakresie ochrony danych i o okresie przetwarzania danych itd.)
przykłady wzorcowych ogłoszeń rekrutacyjnych
5) Część B akt osobowych na nowych zasadach – nawiązanie współpracy i przebieg zatrudnienia
dane osobowe, jakich będzie można żądać od pracownika na podstawie nowych przepisów obowiązujących od 25.05.2018 r. (RODO)
kwestionariusz osobowy dla pracownika
obowiązkowe elementy umowy o pracę
podstawowa i rozszerzona informacja o warunkach zatrudnienia
wypowiedzenie warunków pracy i/lub płacy oraz zmiana umowy o pracę w innym trybie
dokumenty dotyczące uprawnień rodzicielskich pracowników (ubieganie się i korzystanie z urlopów na dzieci, łączenie urlopu rodzicielskiego z pracą w obniżonym wymiarze czasu pracy, praca w obniżonym wymiarze przez okres, kiedy pracownik mógłby korzystać z urlopu wychowawczego, opieka nad dzieckiem do 14 lat)
dokumenty związane z korzystaniem z urlopu bezpłatnego
dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego
skierowania i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich
zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia BHP
dokumenty dotyczące przyznania nagrody lub wyróżnienia, nałożenia kary porządkowej, podnoszenia kwalifikacji zawodowych
wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych;
6) Część C akt osobowych na nowych zasadach – ewidencja czasu pracy
karta ewidencji czasu pracy za dany okres
kopia rozkładu czasu pracy z powtwierdzeniem jej otrzymania przez pracownika
wnioski pracownika dotyczące m.in. czasu wolnego w zamian za pracę w nadgodzinach, odpracowania czasu wolnego, ustalenia systemu indywidudalnego czy skróconego tygodnia pracy
dokumenty związane: z uzgodnieniem z pracownikiem czasu niezbędnego do wykonywania powierzonych zadań, ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy, z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy, z poleceniem wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych, z poleceniem pozostawania poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy
zgoda pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy powyżej 8 godzin, na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy oraz pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy;
7) Część D akt osobowych na nowych zasadach – rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy
oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę
wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy
dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy
kopia wydanego świadectwa pracy
potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym
umowa o zakazie konkurencji obowiązująca po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę,
skierowania i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających;
8) Inna dokumentacja zatrudnieniowa
indywidualna (karta wynagrodzenia i wypłaconych świadczeń ze stosunku pracy, karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację),
zbiorowa (dokumentacja dotyczącaą podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do pracy i z pracy, a także świadczeń związanych z tymi chorobami i wypadkami)
albo postać papierowa, albo elektroniczna;
9) Rozszerzenie możliwości pozykiwania przez pracodawców zaświadczeń o niekaralności
pracodawcy uprawnieni do sprawdzania karalności (sektor finansowy)
osoby ubiegające się o zatrudnienie (w tym cywilnoprawne) i zatrudnione podlegające obowiązkowi weryfikacji karalności (wymóg planowanego lub faktycznego objęcia stanowiska związanego z: zarządzaniem mieniem tego podmiotu lub osób trzecich, dostępem do informacji prawnie chronionych lub z podejmowaniem decyzji obarczonych wysokim ryzykiem utraty mienia bądź wyrządzenia innej nacznej szkody temu podmiotowi lub osobom trzecim)
zakres badanej niekarlności (przestępstwa umyślne i nieumyślne wymienione w ustawie)
procedura badania niekaralności (oświadczenie, a na żądanie pracodawcy - informacja z KRK, częstotliwość co do zasady raz na rok, zwrot kosztów pracownikowi, terminy)
sankcje za niewywiązanie się z obowiązku – odmowa zatrudnienia bądź rozwiązanie stosunku pracy lub umowy cywilnej;
10) Elektronizacja akt osobowych pracownika począwszy od 1.01.2019 r.
postać papierowa i elektroniczna równorzędne
akta osobowe – albo papierowe, albo elektroniczne
możliwość zmiany i prowadzenia postaci akt osobowych i odbioru przez pracownika poprzedniej postaci dokumentacji
warunki prowadzenia i przechowywania dokumentacji elektronicznej (zabezpieczenie przed utratą, integralność, dostępu osób uprawnionych, cykliczne kopiowanie, systematyczna analiza zagrożeń itd.)
11) Udostępnianie dokumentacji pracowniczej od 1.01.2019 r.
obowiązek pracodawcy wykonywany nieodpłatnie
osoby uprawnione do składania wniosku o wydanie kopii fragmentu lub całości dokumetacji,
forma wniosku, termin, sposón wydania;
12) Skrócenie okresu przechowywnia dokumentacji pracowniczej do 10 lat począwszy od 1.01.2019 r.
obowiązkowe skrócenie dla zatrudnionych od 1.01.2019 r.
fakultatywne skrócenie dla zatrudnionych między 1.01.1999 r. a 31.12.2018 r. i warunki jego zastosowania
kiedy dłuższe okresy przechowywania (trwające postępowania, prace górnicze, niespełnienie warunków fakultatwynego skrócenia),
bieg 10-letniego okresu przechowywynia w razie ponownego zatrudnienia pracownika
odbiór dokumentacji przez pracownika po upływie 10-letniego okresu przechowywnia (postępowanie określone w projekcie nowego rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, zawiadomienie pracownika o tym wraz z wydawanym świadectwem pracy, możliwość zniszczenia dokumentacji w razie jej nieodebrania);
13) Nowe obowiązki płatników wobec ZUS związane ze skróceniem okresu przechowywynia dokumentacji (od 1.01.2019 r.)
fakultatywne skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej krok po kroku (m.in. oświadczenie zamiaru złożenia raportów informacyjnych na nowym druku ZUS)
obowiązek i terminy złożenia raportów informacyjnych za zatrudnionych między 1.01.1999 r. a 31.12.2018 r.
omówienie nowego raportu informacyjnego ZUS RIA i jego elementy
obowiązki płatnika oraz ZUS wobec pracownika i zleceniobiorcy, za którego płatnik złoży raport ZUS RIA
stwierdzenie nieprawidłowości w formularzu ZUS RIA i sposoby ich korekty
omówienie pozostałych zmian w dokumentach składanych do ZUS mających obowiązywać od 2019 r.
14) Pozostałe planowane zmiany w prawie pracy
możliwość przetwarzania danych biometrycznych pracowników
możliwość i warunki stosowania monitoringu w miejscu pracy, w tym monitoringu poczty elektronicznej i innych narzedzi pracy
nowe zasady wypłaty wynagrodzenia za pracę (generalnie – na konto)
ułatwienia w uzyskiwaniu i dochodzeniu przez pracownika świadectwa pracy
omówienie założeń do nowego kodeksu pracy ogłoszenego przez komisję reformy prawa pracy w marcu 2018 r.
podstawowe założenia ustawy o pracowniczych programach kapitałowych
Omawiane zagadnienia wykładowca prezentuje na podstawie konkretnych sytuacji życiowych i wyliczeń. Przedstawia również interpretacje PIP i resortu pracy oraz najnowsze orzecznictwo sądowe w tych kwestiach. Uczestnicy mogą na bieżąco zadawać pytania, a zgłaszane wątpliwości rozwiązać na przykładach. Prosimy o przyniesienie kalkulatorów.
Prelegenci
Wykorzystaj doświadczenia polskich ekspertów.
Przekonaj się, jak ich praktyczna, pełna wiedza może pomóc Ci radykalnie zmniejszać koszty i odnosić coraz większe sukcesy.
Renata Majewska
prawnik, wieloletni redaktor w dziale prawnym dziennika „Rzeczpospolita”, redaktor prowadzący poradnika dla pracodawców „Dobra Firma”. Od 2009 roku prowadzi firmę Biuro Kard i Płac, w ramach której jest wykładowcą szkoleniowym. Doświadczony wykładowca z ponad 10-letnim doświadczeniem, specjalizujący się zwłaszcza w praktycznym rozliczaniu wynagrodzeń, w tym przysługujących w sferze budżetowej (np. nauczycieli, trzynaste pensje). Autorka licznych publikacji poradniczych z zakresu prawa pracy, w tym wynagrodzeń, np. jak obliczać wynagrodzenia, sporządzanie listy płac, jak tworzyć regulamin wynagradzania pracowników samorządowych.
Lokalizacja i termin wydarzenia
Miejscowość:Bydgoszcz Adres:Bydgoszcz Miejsce szkolenia:Bydgoszcz Opis lokalizacji:
Organizator zastrzega sobie możliwość zmiany miejsca szkolenia, by dostosować salę do komfortu uczestników obecnych na szkoleniu. Zawsze będzie to sala blisko centrum, z dobrym dojazdem.
Termin:21 Czerwca 2018 Cena:620 zł netto (762,60 zł brutto)
Co obejmuje cena
W ramach opłaty otrzymasz:
udział w szkoleniu,
materiały szkoleniowe,
serwis kawowy,
lunch,
certyfikat udziału w szkoleniu.
UWAGA CENA BEZ VAT! Zapłać mniej za udział w szkoleniu
Uczestnikom opłacającym udział w konferencji w 70% lub całości ze środków publicznych przysługuje zwolnienie z VAT, po okazaniu organizatorowi odpowiedniego oświadczenia.
Warunki uczestnictwa
Koszt udziału w szkoleniu wynosi netto: 620 zł + 23% VAT,
Opłata za szkolenie jest dokonywana przelewem po szkoleniu na podstawie faktury przesłanej przez Wydawnictwo Wiedza i Praktyka Sp. z o.o.
Uwaga! Bezkosztowa rezygnacja z udziału w szkoleniu jest możliwa po przesłaniu informacji o rezygnacji e-mailem do organizatora szkolenia, najpóźniej na 7 dni roboczych przed szkoleniem. W przypadku rezygnacji do 3 dni roboczych przed szkoleniem Wydawnictwo Wiedza i Praktyka Sp. z o.o. obciąży firmę zgłaszającą na szkolenie kwotą stanowiącą 50% pełnej opłaty za szkolenie. Jeśli organizator nie otrzyma rezygnacji a uczestnik nie przybędzie na szkolenie, Wydawnictwo Wiedza i Praktyka Sp. z o.o. obciąży firmę zgłaszającą na szkolenie pełnymi kosztami szkolenia. W przypadku rezygnacji uczestnika na 2 dni przed szkoleniem oraz w dniu szkolenia, Wydawnictwo Wiedza i Praktyka Sp. z o.o. obciąży firmę zgłaszającą na szkolenie pełnymi kosztami szkolenia. W przypadku odwołania szkolenia przez organizatora lub zmiany terminu klienci nie ponoszą żadnych kosztów.
Zapoznaliśmy się z warunkami uczestnictwa w szkoleniu organizowanym przez Wydawnictwo Wiedza i Praktyka i akceptujemy je.
Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Wydawnictwo "Wiedza i Praktyka" sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Łotewskiej 9a w celu realizacji niniejszego zamówienia oraz do celów marketingowych. Zgadzam się na otrzymywanie od ww. podmiotu i jego partnerów informacji handlowych przesyłanych środkami komunikacji elektronicznej. Każdej osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych i ich poprawiania.